Tutorial 6 - Mencipta Jadual (Table)

Table di dalam Access merupakan satu kawasan untuk menyimpan maklumat di dalam pangkalan data yang berfungsi hampir sama seperti lembaran kerja Excel. Access menyediakan tiga cara untuk mencipta Table baru sekiranya menggunakan ikon yang telah tersedia di Database Window dengan cara double-click.

• Create Table in Design View merupakan pilihan yang membenarkan anda untuk mecipta medan-medan bagi Table tersebut.

• Create Table by Using Wizard merupakan pilihan yang akan memberi arahan tertentu langkah demi langkah dalam membina Table.

• Create Table by entering data merupakan pilihan dimana anda akan dipaparkan terus kepada Table dalam bentuk lembaran data kosong dengan lajur-lajur yang belum dinamakan. Dengan cara ini, data dimasukkan dan kemudian klik pada butang Save. Anda kemudiannya diminta samada ingin menambah satu lajur/medan bagi Primary key. Selepas Table disimpan, setiap lajur/medan yang diisi akan diberi nama Field1, Field2 dan seterusnya. Namakan semula setiap medan/lajur dengan klik pada lajur tersebut kemudian pilih menu Format | Rename Column daripada menu bar ataupun klik kanan pada lajur tersebut dan pilih Rename Column.

 
CREATE TABLE IN DESIGN VIEW
 
Design View membenarkan anda untuk mendefinisikan medan/lajur yang diperlukan sebelum kemasukan data pada lembaran data. Pada bahagian Design View bagi Table, ia dibahagikan kepada dua bahagian utama iaitu nama medan dan deskripsinya (bahagian atas) serta properties bagi setiap medan (bahagian bawah).
 

• Field Name (Nama medan) merujuk kepada nama-nama medan yang digunakan di dalam Table. Ia perlu mempunyai nama yang mewakili medan tersebut seperti medan “Nama”, “NoKP dan sebagainya. Panjang nama medan tidak boleh melebihi 64 aksara termasuk ruang kosong.

• Data Type (Jenis Data) merujuk kepada jenis data bagi nilai medan. Antara jenis data dalam Access adalah

     o Text – Jenis data teks membenarkan data dari segi kombinasi teks dan nombor dengan maksimum 255 aksara bagi setiap medan dalam rekod.

     o Memo – Jenis data teks yang boleh menyimpan sehingga 64000 aksara.

     o Number – Sebarang nombor yang boleh menjalankan operasi aritmatik.

     o Date/Time – Tarikh, masa atau kombinasi kedua-duanya.

     o Currency – Nilai yang mewakili matawang yang boleh diguna untuk operasi aritmatik.

     o AutoNumber – Satu nombor berturutan yang unik (bertambah dengan nilai 1) yang diberikan oleh Access bagi setiap tambahan rekod di dalam Table. Hanya satu medan sahaja dibenarkan menggunakan jenis data AutoNumber bagi satu Table.

     o Yes/No – Merupakan medan logikal yang menyimpan nilai bagi dua pilihan sahaja seperti Yes/No, True/False, On/Off dan sebagainya.

     o OLE Object – OLE (Object Linking and Embedding) merupakan objek-objek seperti dokumen bunyi, gambar, Words, Excel dan sebagainya yang boleh dihubungkan ke dalam Table Access.

     o Hyperlink – Hyperlink merupakan jenis data yang membenarkan capaian terus kepada Internet atau Intranet atau mana-mana lokasi yang wujud dalam pangkalan data.

• Description (penerangan) merupakan ruangan pilihan samada perlu diisi atau tidak. Ruangan ini membenarkan penerangan atau komen ringkas bagi setiap medan yang dicipta.

• Field Properties – Penerangan terhadap ciri-ciri data dan nilai bagi setiap medan berdasarkan kepada jenis data yang ditetapkan.


Field Properties

Setiap medan akan mempunyai ciri-ciri yang tertentu berdasarkan kepada jenis data yang ditetapkan. Setiap jenis data akan mempunyai ciri-ciri atau properties yang berbeza. Field Properties ditetapkan di bahagian bawah pada Design View bagi Table.


• Field Size

     o Digunakan untuk jenis data Text, Number dan AutoNumber. Bagi Teks julat diantara 1 – 255 aksara dengan nilai default adalah 50. Nilai ini boleh berubah mengikut keperluan medan.

     o Bagi jenis data Number, julat dalam Access adalah seperti berikut :

• Format

     o Terdapat pada semua jenis data kecuali OLE Object.

     o Format digunakan untuk mengawal bentuk paparan data.

     o Cara mudah untuk mendapatkan senarai kod format untuk setiap jenis data iaitu dengan mengklik pada ruang format medan dan tekan F1.

     o Dibawah merupakan ringkasan bagi kod-kod Format untuk setiap jenis data

o Format Teks dan Memo

o Format Nombor

 

o Format Tarikh

      Bagi contoh di bawah, andaikan masukan nilai adalah “1/1/01”.

 Di dalam Access, telah terdapat format bagi tarikh sekiranya anda mengklik pada drop down button pada format. Berikut merupakan format bagi tarikh yang ada :

o Format Yes/No

 Format YES/NO akan dipaparkan dalam bentuk check box secara default dalam datasheet. Untuk menukar format ini, tukarkan Display Control kepada Text Box di dalam Lookup.

 Kembali semula ke bahagian format. Format YES/NO dibahagikan kepada tiga bahagian yang dipisahkan dengan semicolons (koma bertindih). Contohnya seperti di bawah :

• Default Value

o Nilai default atau nilai awalan kadang kala diperlukan untuk sesetengah medah. Nilai ini akan sama apabila ada rekod baru yang dimasukkan dan jika ingin menukar nilai tersebut pada rekod hanya gantikan dengan nilai yang dikehendaki.

• Input Masks

o Input Mask merupakan satu ciri yang dapat mengawal nilai bagi rekod dengan mengsetkan kepada format tertentu.

o Ia hanya dipunyai oleh data dari jenis Text, Number, Date/Time dan Currency.

o Hampir sama dengan ciri-ciri yang ada pada format. Contohnya :

o Untuk menggunakan Input Masks Wizards, di dalam Design View, pastikan kursor berada pada baris Input Masks bagi medan yang dikehendaki.

o Klik butang ..... dan kemudan kotak dialog Input Masks Wizard akan dipaparkan.

o Sebahagian daripada aksara-aksara yang digunakan dalam Input Mask adalah seperti berikut :

• Caption

o Ciri ini dipunyai oleh semua data

o Membolehkan nama lain diguna dalam Label, Query dan lain-lain oleh Access bagi menggantikan nama medan dalam Table.


• Decimal Places

o Ciri ini untuk data dari jenis Number dan Currency.

o Bagi Number, hanya untuk saiz Single atau Double.


• Validation Rule dan Validation Text

o Dipunyai oleh semua jenis data kecuali bagi AutoNumber dan OLE Object.

o Validation Rule – menetapkan kriteria yang perlu ada pada data yang sah. Contoh : satu medan Umur tidak boleh menerima input data <21, maka anda boleh tetapkan kriteria dalam Validation Rule kepada >=21.

o Validation Text – adalah teks yang hendak dipaparkan di dalam kotak mesej apabila syarat dalam Validation Rule tidak dipenuhi.


• Required

o Ciri ini menetapkan samada satu medan itu perlu ada data atau tidak sebelum rekod itu disimpan.

o Tidak dibenarkan bagi data AutoNumber.


• Allow Zero Length

o Dipunyai oleh data dari jenis Text dan Memo

o Ciri ini menentukan samada masukan kosong dibenarkan atau tidak.


• Indexes

o Access membenarkan untuk membuat carian atau isihan dengan lebih pantas sekiranya medan ada mempunyai nilai Index.

o Terdapat 3 ciri bagi Index :

 No – Medan tidak diindex

 Yes(No Duplicates) – Medan Menjadi Atribut Kekunci (Primary Key) - Medan tidak membenarkan data yang sama berulang.

 Yes(Duplicates OK) – medan diindex dan rekod yang mempunyai data yang sama nilainya dibenarkan di dalam medan ini.


Primary Key (Kekunci Utama)



o Bagi Pangkalan Data Hubungan, setiap Table/jadual akan saling berhubungan. Primary Key (kekunci utama) dan Foreign Key (kekunci asing) akan digunakan untuk mencipta hubungan.

o Primary Key merupakan satu medan yang unik yang dapat membezakan setiap rekod yang wujud dalam satu-satu Table.

o Boleh terdiri daripada satu atau lebih medan yang disetkan sebagai Primary Key.

o Sekiranya tidak menetapkan Primary Key, Access akan memberi pernyataan dan seterusnya Access boleh mencipta satu medan untuk Primary Key yang menggunakan jenis data AutoNumber.

o Untuk mencipta Primary Key bagi Table dalam Access, pastikan kursor berada pada medan yang unik yang digunakan sebagai medan untuk kekunci. (Contohnya Kod Jabatan bagi Table Jabatan).

o Kemudian, di bahagian menu pada Table Design View, klik ikon kkekunci (gambar kunci) atau klik Edit | Primary Key pada menu bar. Apabila selesai, ikon kekunci akan dipaparkan dibahagian penanda medan di sebelah medan kekunci menandakan Primary Key telahpun disetkan.

o Jika lebih daripada satu medan hendak dijadikan medan kekunci, klik pada salah satu medan, tekan kekunci Ctrl pada keyboard dan seterusnya klik medan-medan yang lain. Kemudian barulah klik ikon kekunci.


Menyimpan Table/Jadual


Apabila telah selesai mencipta medan bagi satu-satu Table, Table tersebut perlu disimpan dan diberi nama yang bersesuaian. Ada dua cara :

• Klik ikon Save dan kemudian paparan di bawah akan dipaparkan. Berikan nama bagi Table anda.

• Ataupun boleh buat pilihan menggunakan menu bar dengan klik File | Save As.

Tutorial 5 - Mencipta Pangkalan Data Dengan Access

Apabila kita membuka Access (dengan menklik pada ikon Ms Access pada menu Start | All Program |Microsoft Office | Microsoft Office Access 2003), antaramuka Ms Access akan dipaparkan dan menu pilihan seperti di sebelah akan dipaparkan. Sekiranya anda ingin mencipta Pangkalan Data yang baru, sila klik pada link Create a new file.. manakala sekiranya ingin membuka atau mengedit mana-mana fail yang telah wujud, anda boleh klik Open dan pilih mana-mana pangkalan data yang telah anda cipta.

Mencipta Pangkalan Data Baru

Apabila anda klik link Create a new file..., satu paparan menu bagi fail baru akan dipaparkan seperti di bawah. Terdapat beberapa pilihan untuk fail baru antaranya adalah

• Blank Database

• Blank data access page

• Project using existing data

• Project using new data

• From existing file

Bagi pengguna baru sila klik pada Blank Database untuk mencipta pangkalan data baru.

Tidak seperti aplikasi Ms Office yang lain, fail pangkalan data Ms Access perlu disimpan terlebih dahulu sebelum kita menggunakan aplikasi ini. Selepas anda memilih Blank Database, satu kotak dialog File New Database akan dibuka. Namakan fail tersebut dengan sambungan .mdb dan sila tetapkan lokasi bagi pangkalan data tersebut dan klik butang Create.

• Cipta satu folder untuk menyimpan pangkalan data tersebut dengan klik pada Save in:
• Taipkan nama pangkalan data tersebut pada ruang File name dan klik

Paparan Skrin
 
Database Window
 
Database window akan menguruskan kesemua objek yang terdapat dalam pangkalan data. Paparan default bagi Database Window merupakan paparan senarai pilihan mencipta Table baru bagi objek Table.
 

Objek-objek di dalam Access

Tables
Mengandungi data asas yang berada di dalam medan/field dan setiap medan bagi jadual akan didefinisikan Table Design View.

• Rekod – satu baris data dalam jadual
• Medan – Lajur dalam jadual
• Nilai data – elemen data yang terkandung di dalam sel persilangan di antara rekod dan medan.

Queries
Queries membolehkan sebarang pertanyaan ke atas data di dalam pangkalan data. QBE (Query By Example) digunakan untuk memilih medan, menyusun data, memilih rekod berdasarkan syarat pada kriteria. Hasil Query boleh digunakan untuk datasheet, form dan report.

Forms
Membolehkan anda memaparkan data daripada jadual atau query dalam bentuk yang lebih berstruktur dan bergrafik serta mudah dibaca. Form boleh digunakan untuk masukan data atau disetkan sebagai paparan sahaja. Di sini Form juga merupakan antaramuka bagi Access.

Reports
Report digunakan untuk menganalisa data, membuat pengiraan dan membuat ringkasan data, dan selalunya digunakan untuk menghasilkan dokumen bagi cetakan.

Macros
Macros digunakan untuk menghasilkan satu aturcara pendek (makro) yang disimpan di dalam pangkalan data untuk pengolahan pangkalan data yang lebih baik. Ia membolehkan tugas-tugas pangkalan data seperti memaparkan kotak utusan, mengesahkan kesahihan data dan sebagainya.

Terdapat 49 aktiviti di dalam Macros. Macro boleh dikaitkan dengan report dan form seperti membuka form, klik butang etc.

Modules
Modules digunakan untuk menulis kod program untuk pangkalan data Access dengan menggunakan VBA (Visual Basic for Application).

_________________________________________
 
Ini merupakan pengenalan awal untuk Ms Access 2003. Post seterusnya adalah berkenaan bagaimana untuk kita mencipta jadual menggunakan objek table.
 

Tutorial 4 - Istilah Pangkalan Data dan Ms Access 2003

Sebelum kita pegi lebih lanjut, kita kenali dahulu istilah-istilah yang digunakan di dalam Ms Access. Antaranya adalah

Database
Pangkalan data iaitu merupakan koleksi data atau hubungan yang saling berkaitan.

Object
Jenis objek yang terdapat alam pangkalan data seperti table (jadual), query (pertanyaan), form (borang), report (laporan) atau macro.

Table
Jadual iaitu sekumpulan data yang berkaitan yang dibina dalam bentuk medan (lajur) dan rekod (baris) dalam lembaran data.

Field
Medan merupakan lajur pada jadual yang telah dipastikan jenis data dan nilainya.

Record
Baris rekod bagi jadual dan merupakan sekumpulan nilai bagi medan-medan.

Design View
Menyediakan alat untuk mencipta jadual bagi setiap objek dalam pangkalan data.

Datasheet View
Lembaran data atau jadual yang membenarkan kita untuk mengemaskini, mengedit, menghapuskan maklumat atau data dalam jadual.

Pengenalan kepada Ms Access

Hmm... tengok cover Access untuk Tahap 1. Tetapi apa yang saya cuba lakukan adalah berkongsi sebanyak mungkin pengetahuan yang saya ada dengan anda sebagai satu cara perkembangan ilmu dan kemahiran kita.... :)

Latihan 2

Sila rujuk Latihan 1. Tukarkan Model ER yang telah anda bina kepada bentuk skema pangkalan data hubungan.

Cuba jangan tak cuba. Post akan datang saya akan cuba beri jawapannya.... (Hmmmmm.... soalan latihan lebih kurang contoh yang diberi.. nanti kalau ada masa saya akan beri latihan yang lain...) :-)

Tutorial 3 - Pangkalan Data Hubungan

Pangkalan Data Hubungan merupakan satu model yang mengandungi maklumat-maklumat yang akan disimpan di dalam pangkalan data dan ianya lebih menyerupai kepada bentuk jadual-jadual. Setiap jadual akan berhubungan di antara satu sama lain dengan menggunakan atribut kekunci iaitu Kekunci Utama serta Kekunci Asing.

Setiap jadual digelar sebagai skema jadual pangkalan data. Manakala maklumat yang tersimpan di dalam jadual digelar sebagai kejadian.

Untuk membentuk Pangkalan Data Hubungan, saya lebih suka merujuk kepada Model ER yang telah kita bentuk di dalam Tutorial 2 kerana ianya adalah saling berkaitan. Bagi saya, untuk memindahkan setiap hubungan yang terdapat di dalam Model ER kepada bentuk hubungan pangkalan data mempunyai petua-petua tertentu yang boleh diikuti. Melalui teknik ini, kita perlu memahami jenis hubungan bagi setiap entiti serta apakah atribut kekunci untuk setiap entiti.

a. Hubungan 1:1

Petua 1: Bagi Hubungan 1:1 (Rujuk Rajah 1.1) dalam Tutorial 2, ia merujuk kepada hubungan entiti kuat kepada entiti lemah (PENSYARAH kepada PERJAWATAN). Atribut kekunci bagi entiti PENSYARAH adalah Kod Pens manakala entiti lemah iaitu PERJAWATAN juga mempunyai atribut kekunci iaitu Gred. Apabila kita ingin memindahkan kepada bentuk jadual skema, kita akan turunkan atribut kekunci Kod Pens bagi PENSYARAH menjadi satu atribut yang terdapat di dalam jadual PERJAWATAN dan disebabkan entiti PERJAWATAN bergantung kepada entiti PENSYARAH, maka atribut Kod Pens tadi turut akan menjadi atribut kekunci di dalam jadual PERJAWATAN. Ini akan menyebabkan jadual PERJAWATAN akan mempunyai dua atribut kekunci (Kekunci Komposit Gabungan) iaitu Kod Pens dan Gred.

Contoh hubungan dua entiti dalam rajah Model ER.

Rajah 3.1 Skema Jadual Pangkalan Data Hubungan

Petua 2: Situasi ini akan jadi berbeza sekiranya entiti PERJAWATAN bukan satu entiti yang lemah. Apabila entiti PERJAWATAN ini boleh berdiri sendiri tanpa bergantung kepada entiti PENSYARAH, maka atribut kekunci bagi mana-mana jadual boleh dipindahkan kepada jadual satu lagi yang saling berhubungan. Atribut kekunci yang terdapat di dalam jadual yang berhubung itu digelar sebagai Kekunci Asing. Kekunci Asing digunakan untuk menghubungkan dua jadual yang berbeza. Sebagai contoh, lihat Model ER di bawah serta penukarannya kepada skema pangkalan data hubungan.

Rajah 3.2 : Model ER PENSYARAH KEPADA PERJAWATAN

Bagi Rajah Model ER di atas, hubungan bagi kedua-dua entiti adalah satu kepada satu. Mengikut petua yang kedua, apabila model ini dipindahkan kepada skema pangkalan data hubungan, ia boleh menghasilkan dua keadaan. Bagi saya penurunan kekunci utama bagi satu entiti kepada satu lagi entiti adalah mengikut kesesuaian apabila kita berjumpa keadaan seperti diatas. Sila rujuk rajah skema pangkalan data  hubungan bagi kedua-dua keadaan.

Rajah 3.3 : Skema Pangkalan Data Hubungan 1:1 (Keadaan 1)

Bagi Rajah 3.3, Kekunci utama bagi entiti/jadual  PENSYARAH iaitu KodPens telah diturunkan kepada jadual PERJAWATAN dengan menjadi kekunci asing bagi jadual tersebut.

Rajah 3.4 : Skema Pangkalan Data Hubungan 1:1 (Keadaan 2)

Sebaliknya bagi Rajah 3.4, kekunci utama PERJAWATAN iaitu BilJawat telah diturunkan kepada jadual PENSYARAH dan ianya menjadi kekunci asing bagi jadual tersebut. Keadaan ini wujud hanya pada Hubungan 1:1 pada pangkalandata kita.


b. Hubungan 1:N

Petua 3: Hubungan 1:N atau satu kepada banyak lebih dikenali sebagi hubungan bapa kepada anak. Biasanya saya suka menekankan bahawa dalam keadaan ini, situasinya boleh dibaca secara logik iaitu seorang bapa boleh mempunyai tiada anak (0) langsung atau ramai anak. Secara logik juga, identiti bapa akan diturunkan kepada anak dimana anak akan sentiasa memegang identiti bapa.

Begitu juga untuk Hubungan 1:N di dalam pangkalan data. Apabila kita ingin menukar Model ER yang mempunyai hubungan 1:N, kita perlu memastikan kita tahu yang mana satu merupakan entiti bapa (1) dan entiti anak (N). Kita boleh merujuk kepada nilai kardinaliti yang terletak di dalam hubungan pada Model ER. Sebagai contoh sila rujuk model ER di bawah yang menghubungkan JABATAN kepada PENSYARAH.

Secara logik, satu JABATAN akan mempunyai ramai PENSYARAH dan seorang PENSYARAH hanya bekerja dalam satu JABATAN sahaja. Sila rujuk juga nilai kardinaliti 1:N di mana 1 merujuk kepada JABATAN (yang pastinya kita akan terus mengenali ia sebagai entiti BAPA) dan N pula merujuk kepada PENSYARAH (entiti ANAK), maka mengikut petua, identiti bapa (jadual JABATAN) iaitu KodJabatan yang merupakan kekunci utama akan diturunkan kepada entiti anak (jadual PENSYARAH). Oleh itu KodJabatan yang terdapat di dalam jadual  PENSYARAH merupakan satu kekunci asing yang dapat menghubungkan kedua-dua jadual tersebut. Sila rujuk Rajah 3.5 untuk skema pangkalan data hubungan yang terhasil.

Rajah 3.5 : Skema Pangkalan Data Hubungan 1:N

c. Hubungan M:N

Petua 4 : Bagi hubungan M:N, secara mudahnya kita perlu memastikan untuk menghubungkan kedua-dua entiti ini menjadi jadual, kita perlu menerbitkan satu lagi jadual sebagai penghubung (intersaction table). Bagi situasi ini, jadual penghubung tersebut perlu mengandungi kekunci utama daripada kedua-dua jadual yang dihubungkan (dan ia akan menjadi kekunci komposit/kekunci utama di dalam jadual penghubung) serta ia turut mengandungi atribut-atribut lain yang mungkin wujud dalam hubungan itu sendiri. Sila rujuk Model ER di bawah.

Bagi model ER ini, PENSYARAH dan KURSUS mempunyai hubungan banyak kepada banyak (M:N) di mana seorang PENSYARAH boleh menghadiri banyak kursus dan satu kursus boleh dihadiri oleh ramai PENSYARAH. Apabila kita ingin memindahkannya kepada bentuk skema pangkalan data hubungan, ia akan menerbitkan satu jadual hubungan yang akan menghubungkan jadual PENSYARAH dengan jadual KURSUS. Kita bebas menamakan jadual hubungan tersebut tetapi nasihat saya, nama jadual hubungan perlulah sesuai dan boleh dijadikan rujukan terhadap hubungan yang terhasil. Sila rujuk rajah 3.6 untuk hasil terbitannya.

Rajah 3.6 : Skema Pangkalan Data Hubungan M:N

Setelah kita mengenalpasti jenis hubungan dengan mengenalpasti kekunci utama dan kekunci asing yang diperlukan untuk menghubungkan setiap jadual, maka terhasillah satu skema pangkalan data hubungan yang lengkap yang boleh kita rujuk sebagai skema jadual yang akan digunakan untuk pembangunan pangkalan data terutamanya membangunkan jadual di dalam Access. Di bawah merupakan skema lengkap bagi Rajah Model ER Pangkalan Data Maklumat PENSYARAH yang terdapat di dalam Tutorial 2.

Rajah 3.7 : Skema Pangkalan Data Hubungan Sistem Maklumat Pensyarah

Latihan 1

Syarikat Shafiza ingin membina satu pangkalan data ringkas yang menyimpan maklumat mengenai semua kakitangan yang bekerja di syarikat tersebut. maklumat yang ingin disimpan berkenaan dengan pekerja adalah nama pekerja, no telefon, tarikh lahir, alamat terkini, waris terdekat, no telefon waris, tarikh mula bekerja, tarikh lantikan, tarikh disahkan jawatan, jawatan, no pekerja, bahagian atau jabatan, kelulusan pekerja, kursus yang pernah diikuti, masa, tempat kursus, tarikh kursus, tempoh kursus. Anda boleh juga memasukkan maklumat-maklumat lain jika berkaitan. Sistem ini juga bertujuan untuk diaplikasikan sebagai satu sistem bagi menyimpan maklumat kehadiran dan cuti setiap pekerja.

Berdasarkan kepada maklumat di atas, binakan satu Model ER  untuk merekabentuk sistem pangkalan data maklumat pekerja bagi Syarikat Shafiza.

Tutorial 2 - Model Hubungan Entiti

Model Hubungan Entiti (model ER) merupakan model paling asas sebagai kemudahan untuk membina pangkalan data. Ia merupakan konsep yang menghuraikan tentang struktur pangkalan data dan juga transaksi capaian serta kemaskini terhadap pagkalan data.


Perhubungan Dalam Pangkalan Data


Hubungan yang paling asas bagi membina pangkalan data hubungan adalah terdapat di dalam Model Hubungan Entiti (ERD) dan hubungan yang digunakan adalah lebih kepada hubungan Binari.

Terdapat 3 jenis hubungan binary dalam pangkalan data iaitu


a. Hubungan 1:1 (one to one)

Dimana dilihat dari segi satu jenis entiti tunggal berhubungan dengan satu entiti tunggal yang lain.

Rajah 1.1 : Contoh Hubungan 1:1

Berdasarkan kepada contoh di atas, terdapat dua entiti yang saling berhubungan iaitu entiti PENSYARAH dan entiti PERJAWATAN. Dalam hal ini satu PENYARAH hanya mempunyai satu maklumat PERJAWATAN sahaja. Selain itu, di sini dilihat entiti PERJAWATAN merupakan satu entiti yang lemah dan ia amat bergantung kepada entiti PENSYARAH. Ini bermaksud maklumat PERJAWATAN hanya wujud berdasarkan kepada kewujudan PENSYARAH dan ia akan menjadi satu maklumat PERJAWATAN hanya untuk seorang PENSYARAH sahaja.


b. Hubungan 1: N (one to many)

Rajah 1.2 : Contoh Hubungan 1:N

Dalam membangunkan sistem pangkalan data, hubungan yang sering saya temui adalah hubungan satu kepada banyak atau hubungan one to many ( 1:N). Bagi Rajah 1.2, ia akan dilihat sebagai satu JABATAN akan mempunyai lebih dari seorang (ramai) PENSYARAH manakala satu PENSYARAH akan hanya bekerja untuk satu JABATAN sahaja.


c. Hubungan M:N (many to many)

Rajah 1.3 : Contoh Hubungan M:N

Bagi Rajah 1.3, ini merupakan satu contoh bagi hubungan banyak kepada banyak atau Many to many (M:N). Bagi situasi ini, ia akan menjadi seorang PENSYARAH boleh menghadiri tidak ada kursus atau lebih dari satu kursus (banyak) KURSUS manakala satu KURSUS yang sama boleh dihadiri oleh lebih dari seorang (ramai) PENSYARAH. 

Hubungan 1:1, 1:N dan M:N akan menunjukkan kardinaliti bagi satu-satu hubungan. Dan di dalam tutorial ini, saya tidak bertujuan untuk menerangkan lebih lanjut berkenaan kardinaliti dalam pembangunan pangkalan data. Tujuan saya agar anda faham serba sedikit berkenaan situasi di dalam yang mungkin berlaku di dalam membangunkan satu pangkalan data yang ringkas sahaja.


Di bawah (Rajah 1.4) meruapakan contoh lengkap Model ER bagi satu sistem maklumat pensyarah jabatan. Setiap senarai maklumat yang terdapat di sebelah entiti merupakan atribut bagi entiti tersebut. Setiap atribut yang bergaris dan dihitamkan merupakan Atribut KEKUNCI yang merujuk kepada maklumat khusus yang unik yang akan membezakan setiap baris maklumat yang terdapat pada entiti tersebut.


Contoh Rajah Model ER

Rajah 1.4: Contoh Rajah Model ER

Setelah kita berjaya merekebentuk Model ER bagi pangkalan data kita, seterusnya barulah kita menukar model ER tersebut kepada rekabentuk pangkalan data hubungan agar ia lebih dekat dan jelas untuk dirujuk berdasarkan kepada sistem DBMS yang akan kita gunakan.

Tutorial1- Pengenalan Pangkalan Data

Apabila kita bercakap tentang penyimpanan data, secara umumnya pelajar-pelajar saya yang telah dan pernah belajar modul Pengenalan Komputer mengatakan penggunaan MsExcell untuk menyimpan data.

Tidak dinafikan MsExcell merupakan satu aplikasi lembaran kerja yang dapat menyokong ciri-ciri ringkas pangkalan data seperti boleh membuat isihan (sorting), tapisan (filtering), kesahan (validation) dan borang kemasukan data. Walau bagaimanapun, MsExcell dilihat kurang mampu unuk mengurangkan masalah data berulang (data lewah) dan sukar untuk membuat capaian data secara mudah dan pantas.

Sebelum kita menggunakan MsAccess untuk membangunkan sistem pangkalan data, kita perlu mengetahui serba sedikit teori tantang pangkalan data.

Definisi Pangkalan Data

Pangkalan data merupakan sekumpulan maklumat mengenai topik atau tujuan tertentu. Pangkalan data juga membolehkan maklumat diuruskan dalam bentuk logikal yang memudahkan kepada pencapaian data dan mengurangkan data yang bertindan. Contoh-contoh aplikasi pangkalan data seperti sistem Mesin pengeluaran Wang Automatik (ATM), Sistem Tempahan Tiket, sistem pesanan pelanggan, sistem maklumat pelajar dan sebagainya. Apa pula yang dikatakan sebagai data dan maklumat?

Data merupakan fakta mengenai sesuatu benda, orang, entiti, kejadian dan seumpamanya yang boleh direkodkan.


Maklumat merupakan data yang telah diproses dan disusunatur ke dalam bentuk yang boleh digunakan untuk membuat keputusan.

MsAccess dibina khusus untuk membangunkan pangkalan data hubungan.

Pangkalan Data Hubungan merupakan satu model pangkalan data yang menyimpan data dalam bentuk jadual hubungan dan setiap hubungan dibina oleh beberapa rekod atau tupel. Setiap baris dalam jadual mewakili sekumpulan maklumat yang saling berkaitan. Dalam pangkalan data hubungan terdapat tiga ciri utama yang digunakan iaitu Entiti, Atribut dan Hubungan.

Entiti merupakan objek atau konsep atau sesuatu dalam dunia nyata yang boleh dikenali secara unik. Ia juga mestilah mempunyai sesuatu yang menerangkan tentang entiti.

Atribut merupakan cirri-ciri bagi sesebuah entiti atau hubungan. Nilai bagi atribut merupakan bahagian utama data yang disimpan dalam pangkalan data.

Hubungan merupakan perkaitan bermakna diantara entiti.

Saya suka untuk menekankan pemahaman berkenaan entiti, atribut dan hubungan di dalam proses merekabentuk pangkalan data kita supaya kita lebih memahami secara logik bagaimana setiap data itu saling berkaitan dan dapat menghasilkan maklumat yang berguna kepada kita, orang lain dan organisasi yang menggunakannya. Dan secara visualnya, entiti, atribut dan hubungan dapat dilihat apabila kita membina Model Hubungan Entiti (tutorial seterusnya) sebagai satu langkah untuk merekabentuk pangkalan data.

Selamat Datang

Dunia saya dipenuhi dengan kerja-kerja menggunakan MsAccess untuk membangunkan sistem pangkalan data yang ringkas dan mudah. Sehingga kini, Microsoft telah mengeluarkan sehingga versi MsAccess 2010. Tetapi bagi saya, saya lebih mudah untuk menggunakan versi 2003 dalam pembangunan sistem saya.

Walaubagaimanapun, pengalaman dan pengetahuan yang ada sebenarnya boleh kita aplikasikan di mana-mana versi sekalipun. Diharapkan usaha saya untuk berkongsi sambil belajar dengan pembaca dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran kita dalam pembangunan pangkalan data menggunakan MsAccess.