Tutorial 5 - Mencipta Pangkalan Data Dengan Access

Apabila kita membuka Access (dengan menklik pada ikon Ms Access pada menu Start | All Program |Microsoft Office | Microsoft Office Access 2003), antaramuka Ms Access akan dipaparkan dan menu pilihan seperti di sebelah akan dipaparkan. Sekiranya anda ingin mencipta Pangkalan Data yang baru, sila klik pada link Create a new file.. manakala sekiranya ingin membuka atau mengedit mana-mana fail yang telah wujud, anda boleh klik Open dan pilih mana-mana pangkalan data yang telah anda cipta.

Mencipta Pangkalan Data Baru

Apabila anda klik link Create a new file..., satu paparan menu bagi fail baru akan dipaparkan seperti di bawah. Terdapat beberapa pilihan untuk fail baru antaranya adalah

• Blank Database

• Blank data access page

• Project using existing data

• Project using new data

• From existing file

Bagi pengguna baru sila klik pada Blank Database untuk mencipta pangkalan data baru.

Tidak seperti aplikasi Ms Office yang lain, fail pangkalan data Ms Access perlu disimpan terlebih dahulu sebelum kita menggunakan aplikasi ini. Selepas anda memilih Blank Database, satu kotak dialog File New Database akan dibuka. Namakan fail tersebut dengan sambungan .mdb dan sila tetapkan lokasi bagi pangkalan data tersebut dan klik butang Create.

• Cipta satu folder untuk menyimpan pangkalan data tersebut dengan klik pada Save in:
• Taipkan nama pangkalan data tersebut pada ruang File name dan klik

Paparan Skrin
 
Database Window
 
Database window akan menguruskan kesemua objek yang terdapat dalam pangkalan data. Paparan default bagi Database Window merupakan paparan senarai pilihan mencipta Table baru bagi objek Table.
 

Objek-objek di dalam Access

Tables
Mengandungi data asas yang berada di dalam medan/field dan setiap medan bagi jadual akan didefinisikan Table Design View.

• Rekod – satu baris data dalam jadual
• Medan – Lajur dalam jadual
• Nilai data – elemen data yang terkandung di dalam sel persilangan di antara rekod dan medan.

Queries
Queries membolehkan sebarang pertanyaan ke atas data di dalam pangkalan data. QBE (Query By Example) digunakan untuk memilih medan, menyusun data, memilih rekod berdasarkan syarat pada kriteria. Hasil Query boleh digunakan untuk datasheet, form dan report.

Forms
Membolehkan anda memaparkan data daripada jadual atau query dalam bentuk yang lebih berstruktur dan bergrafik serta mudah dibaca. Form boleh digunakan untuk masukan data atau disetkan sebagai paparan sahaja. Di sini Form juga merupakan antaramuka bagi Access.

Reports
Report digunakan untuk menganalisa data, membuat pengiraan dan membuat ringkasan data, dan selalunya digunakan untuk menghasilkan dokumen bagi cetakan.

Macros
Macros digunakan untuk menghasilkan satu aturcara pendek (makro) yang disimpan di dalam pangkalan data untuk pengolahan pangkalan data yang lebih baik. Ia membolehkan tugas-tugas pangkalan data seperti memaparkan kotak utusan, mengesahkan kesahihan data dan sebagainya.

Terdapat 49 aktiviti di dalam Macros. Macro boleh dikaitkan dengan report dan form seperti membuka form, klik butang etc.

Modules
Modules digunakan untuk menulis kod program untuk pangkalan data Access dengan menggunakan VBA (Visual Basic for Application).

_________________________________________
 
Ini merupakan pengenalan awal untuk Ms Access 2003. Post seterusnya adalah berkenaan bagaimana untuk kita mencipta jadual menggunakan objek table.